Chính vì thế, buổi tập huấn này là cơ hội để các nhân viên cộng đồng hiểu rõ hơn về nguyên tắc thiết lập quy trình giám sát tác động có sự tham gia, giám sát các chỉ số dự án cũng như các tư liệu thực hành kiểm chứng nông nghiệp sinh thái nhằm hoàn thiện bộ công cụ giám sát cho dự án PLD của Caritas Đà Lạt.
Chương trình tập huấn diễn ra từ ngày 5-7 và 12/12, hai ngày đầu tiên tổ chức tại Trung tâm Mục vụ Đà Lạt theo hình thức trực tuyến, và ngày 7/12 được tổ chức tại Đưng Knớ. Hướng dẫn cho buổi tập huấn lần này là Tiến sĩ Bachmann Lorenz, một chuyên gia đến từ Đức với nhiều năm kinh nghiệm đồng hành cùng bà con nông dân, cùng sự tham dự đông đảo của nhân viên Caritas Đà Lạt và đại diện Caritas Phan Thiết.
Mở đầu của buổi tập huấn, Tiến sĩ Lorenz chỉ ra những thách thức trong việc giám sát dự án, đây cũng là những lỗi thường gặp trong công tác thực hiện và thu thập dữ liệu:
- Thiếu thông tin hoặc giám sát không đầy đủ.
- Thu thập quá nhiều dữ liệu dẫn đến dư thừa, quá tải khi xử lý.
- Công tác giám sát thực hiện chậm trễ, thông tin không kịp thời.
- Công việc bị quá tải, không đủ suy nghĩ liên tưởng và tập trung vào các số liệu, điều này làm trầm trọng thêm sự thiên vị có lợi với "nghĩa địa dữ liệu".
- Kết quả giám sát thiếu minh bạch đối với các bên liên quan.
Bên cạnh đó, trong bối cảnh hiện nay, việc đánh giá dự án không chỉ dừng lại ở mức độ đạt được mục tiêu, mà còn quan tâm đến những thay đổi về nhận thức và hành vi của cộng đồng, từ đó đưa ra những đánh giá mở về tiềm năng phát triển trong tương lai thay vì chỉ dựa vào những con số ở hiện tại.
Phương pháp giám sát những tác động của dự án có sự tham gia - PIM
Nguyên tắc chính của PIM đó là giám sát, ghi chép, phản ánh. Các thao tác này phải được thực hiện liên tục, kịp thời và chính xác. Nguyên tắc này được minh họa rõ nét qua hình ảnh người nông dân trong vụ mùa bên dưới: Việc sâu sát trong tiến trình thực hiện sẽ mang lại kết quả tốt đẹp, trong khi sự lơ là trong giám sát có thể phá hỏng mọi nỗ lực, khiến các can thiệp sau này trở nên vô hiệu và gây lãng phí thời gian cũng như nguồn lực.
PIM trong việc cộng đồng tự giám sát tiến trình
Bước 1: Điều gì cần được quan sát?
Dựa trên mục tiêu và mong đợi để đưa ra những tiêu chí quan sát, mời gọi sự tham gia, để mọi người cùng hiện diện, giám sát & lượng giá.
Bước 2: Thực hiện như thế nào? Xây dựng các chỉ số
Phải bắt đầu từ các chỉ số khả thi, có khả năng đo lường. Đối với nhóm lớn, nhiều thành viên, cần chia ra các nhóm nhỏ hơn, chính nhóm nhỏ này cũng phải xác định các chỉ số khả thi, những chỉ số này cũng sẽ bổ trợ cho chỉ số của nhóm lớn. Nhóm nhỏ có thể từ 10-15 người.
Bước 3: Ai là người quan sát
Nhóm phân công nhiệm vụ cho một số thành viên trong nhóm với vai trò là đi xung quanh cộng đồng, xem cộng đồng có đi đúng hướng mục tiêu nhóm đưa ra hay không (trưởng nhóm hoặc thành viên khác trong nhóm)
Bước 4: Làm sao để ghi chép
Người quan sát có thể đảm nhận công việc ghi chép hoặc bổ nhiệm thêm một người ghi chép các thông tin đến từ những thành viên khác cung cấp. Việc ghi chép cần phải khách quan, rõ ràng, minh bạch, thông tin cần được thể hiện cách đa dạng qua hình ảnh, bảng biểu… Đặc biệt cần được dán ở một nơi thuận tiện để tất cả các thành viên trong nhóm dễ dàng tiếp cận được.
Bước 5: Đâu là những điều quan sát được
Người quan sát và người ghi chú cần trình bày lại những phát hiện cho nhóm, để tất cả mọi người cùng biết cũng như xác nhận lại thông tin.
Bước 6: Tại sao lại có những kết quả này
Đây là bước các thành viên sẽ thảo luận, dựa vào những thông tin đã được ghi chép, mọi người sẽ thảo luận tại sao lại có những thông tin này, qua đó thể hiện sự tham gia của tất cả mọi người.
Bước 7: Đâu là hành động cần phải thực hiện
Sau phần thảo luận, tất cả các thành viên trong nhóm sẽ đưa ra kế hoạch hoạt động cụ thể, nhấn mạnh những hành động cụ thể sẽ tác động như thế nào đến tất cả các thành viên.
Trong khi triển khai các bước trên, người trực tiếp thực hiện luôn luôn là các thành viên trong nhóm cộng đồng, trong đó có sự sâu sát, hỗ trợ của nhân viên dự án. Theo thời gian, người giám sát dự án cần phải trao quyền dần dần cho người nông dân, để họ có thể tự chủ động trong công việc của mình, nâng cao vai trò, sự độc lập trong tiến trình phát triển.
Trong tiến trình trao quyền cần cân bằng các yếu tố về thông tin liên lạc, ví dụ như sử dụng nhiều hình ảnh hơn để những người mù chữ trong nhóm cũng có thể hiểu được.
Thực hành những gì được học
Học viên thực hành lập bảng theo dõi các chỉ số để đo lường sự thay đổi trong tiến trình phát triển cộng đồng theo từng giai đoạn. Các chỉ số này được lập ra dựa trên mục tiêu của dự án, điển hình như các mục tiêu chính trong dự án PLD của Caritas Đà Lạt gồm:
- Đa dạng sinh học: Liệt kê số loại cây trồng trong vườn, số lượng vật nuôi theo loài
- Kỹ thuật NNST: Những kĩ thuật NNST nào đã được các hộ áp dụng? (giảm phân hóa học, làm phân hữu cơ, trồng xen canh, luân canh, đa canh…)
- Sự lan tỏa NNST (bà con đã chia sẻ cho những ai, bao nhiêu người đã thực hành, bao nhiêu người thực hành thành công…)
- Đa dạng sinh kế: Đa dạng ngành nghề để có thêm thu nhập: dệt, đan lát…
PIM để giám sát kết quả
- Chọn lựa mục tiêu (lĩnh vực cần cải thiện)
- Xác định điểm chất lượng để đo lường sự cải thiện (từ những cái bà con đã thảo luận, chia sẻ và đưa ra giải pháp)
- Suy nghĩ về mong muốn đạt được trong 1-3 năm tới
- Áp dụng phương pháp xếp hạng nhóm, cho phép từng thành viên tự đánh giá vị trí hiện tại của mình. Phương pháp này giúp người nông dân nhìn nhận rõ hơn vai trò và mức độ đóng góp của bản thân vào các hoạt động chung của nhóm, từ đó thúc đẩy sự tham gia tích cực và cải thiện hiệu quả làm việc nhóm.
- Lặp lại hoạt động trên sau 6 tháng hoặc 12 tháng để so sánh xem các cá nhân và nhóm kết hợp có đạt được tiến bộ hay không
Xếp hạng chất lượng theo các cấp độ thấp - trung bình - cao hoặc thang đo từ 1 đến 5. Ví dụ như việc nuôi heo: Cấp độ thấp nếu nuôi thả rông – Trung bình nếu có chuồng, nuôi nhốt ban đêm, ngày ra ngoài ăn tự do – cấp độ cao nếu có chuồng kiên cố, rộng rãi, xây máng ăn, có khu vui chơi. Tùy thuộc vào nội dung đánh giá để lập bảng cho phù hợp, mỗi bảng ít nhất 2 nội dung và nhiều nhất là 8 nội dung, mỗi nội dung có tiêu chí khác nhau, mỗi tiêu chí sẽ có những lượng hóa khác nhau. Trong trường hợp làm việc với nhiều cộng đồng ở các mức phát triển khác nhau thì nên thống nhất các cấp độ chung và để mỗi cộng đồng tự xây dựng các tiêu chí đánh giá phù hợp với tình hình thực tế của mình.
Gợi ý một số tiêu chí đánh giá dự án
Các tiêu chí về hỗ trợ tăng cường sự phục hồi: Nhịp đập - Sự đa dang sinh học - Hiệp lực - Tái chế theo sự phản hồi - Sức khỏe của vật nuôi - Sự đa dạng liên quan đến kinh tế phục hồi - Sự chuyển đổi đa dạng - Sản xuất - Sự kết nối - Sự tham gia - Phân tích thảo luận các đối tượng liên quan - Quản trị liên quan đến địa hình - Sự sáng kiến của người nông dân - Giá trị mang đến an toàn cho bà con - Các yếu tố khác như sự công bằng, sự cạnh tranh lành mạnh có lợi thế cho bà con,... Một trong những yếu tố tiên quyết dẫn đến thành công của một dự án đó là tinh thần và phương pháp làm việc nhóm, chia sẻ kinh nghiệm và tự nguyện đóng góp cho công việc chung.
Để tối ưu hóa mô hình đánh giá, một số biến bổ sung đã được thêm vào. Trước tiên, là biến “thời gian” –một biến quan trọng không chỉ trong việc lập kế hoạch sản xuất mà còn là nền tảng để đạt được sự cân bằng giữa lợi ích kinh tế, môi trường và xã hội. Việc tôn trọng và sử dụng thời gian một cách hợp lý là chìa khóa để đảm bảo sự bền vững trong NNST. Tiếp theo là biến "các yếu tố khác," nhằm tính đến bất kỳ yếu tố nào có thể ảnh hưởng hoặc tác động liên quan đến dự án mà chưa thể tiên liệu trước.
Các yếu tố cản trở như khủng hoảng, chấn động hoặc biến đổi khí hậu vẫn là thách thức lớn. Tuy nhiên, các bằng chứng thu thập được trong quá trình nghiên cứu đã cho thấy mô hình này hiệu quả, góp phần trong việc đánh giá và cải thiện khả năng phục hồi cộng đồng.
Việc đánh giá và triển khai dự án để đạt hiệu quả tối ưu luôn là một thách thức, bởi nó đòi hỏi sự đồng lòng và thay đổi từ nhiều phía. Tuy nhiên, với niềm tin vào những kiến thức đã tiếp thu, chúng ta kỳ vọng công tác giám sát dự án sẽ ngày càng được nâng cao trong thời gian tới.
Sau buổi tập huấn, đội ngũ nhân viên Caritas sẽ cùng nhau rà soát, hoàn thiện bảng chỉ số và cải thiện quy trình giám sát để nâng cao hiệu quả của các dự án hiện tại. Đồng thời, việc xây dựng một bộ công cụ giám sát hoàn chỉnh hơn sẽ góp phần hỗ trợ tốt hơn cho dự án PLD của Caritas Đà Lạt trong tương lai.